[DATE, ex. Mercredi 11 juin 1998]
[NOM, SOCIÉTÉ ET ADRESSE, ex.
John Smith
XYZ Inc.
1234 First Street
Suite 567
Anycity, Anystate 85245]
Cher [NAME, ex. John Smith],
J’ai peur qu’il y ait eu une légère erreur sur notre envoi.
Au lieu de [PROCÉDÉS DEMANDÉS, ex. 100 feuilles de cloison sèche 8×5], nous avons reçu un envoi le [DATE, ex. Mercredi] de [EXPÉDITION, ex. 50 feuilles de cloison sèche 8×10]. Ci-joint, trouvaille heureuse [PIÈCES DE DOCUMENT D’APPUI, ex. une copie de notre PO # 153234] confirmant notre commande. Veuillez vérifier vos dossiers pour déterminer si je me trompe.
Malheureusement, je dois demander que notre commande soit annulée. [ÉTAT RAISON (S), ex. Le temps nécessaire pour réexpédier notre commande retardera considérablement notre calendrier. En conséquence, nous avons pris des dispositions pour que nos peintres fournissent les cloisons sèches par l’intermédiaire de leurs fournisseurs.] [DÉCLARER CE QUI SERA OU A ÉTÉ FAIT AVEC L’EXPÉDITION ACTUELLE, ex. Vos camions ont ramené l’envoi d’origine dans vos locaux.]
Je regrette que nous n’ayons pas pu terminer la commande. Comme je suis certain qu’il s’agit d’un incident isolé, cependant, j’ai hâte de continuer à travailler avec vous à l’avenir.
Sincèrement,
[VOTRE NOM, ex. Jill Jones]
