[DATE, ex. Mercredi 11 juin 1998]
[NOM, SOCIÉTÉ ET ADRESSE, ex.
John Smith
XYZ Inc.
1234 First Street
Suite 567
Anycity, Anystate 85245]
Cher [NAME, ex. John Smith],
À contrecœur, j’écris pour le [ORDINAL, ex. cinquième] fois concernant un dysfonctionnement de [PRODUCT (S), ex. votre compresseur A45].
[HISTORIQUE DE RÉPARATION DE L’ÉTAT, ex. Comme vous vous en souvenez peut-être, l’A45 a été réparé à quatre reprises au cours des deux derniers mois.] J’ai pris la liberté de joindre une copie des demandes de réparation et de la paperasse impliquées. [ÉTAT DE LA NATURE DU (DES) DYSFONCTIONNEMENT (S), ex. Là encore, le compresseur cesse de fonctionner dans les cinq minutes suivant le démarrage et émet des quantités massives de fumée.]
Vous êtes une personne raisonnable. Vous pouvez sûrement comprendre que cela ne nous convient pas. Cependant, comme je connais votre bonne réputation en matière de satisfaction client, je suis certain que vous traiterez ma demande de retour de [PRODUCT (S), ex. le compresseur A45] dans les meilleurs délais. [DÉCLARER COMMENT LES PRODUIT (S) SERONT RETOURNÉS, ex. Je vous ai expédié le compresseur et la documentation par courrier express; vous devriez le recevoir d’ici jeudi.] [ÉNONCER COMMENT VOUS VOULEZ GÉRER LE CRÉDIT, ex. Veuillez nous faire parvenir un chèque de remboursement dans les meilleurs délais.]
Comme je suis certain que ce dysfonctionnement n’est pas caractéristique de la haute qualité de vos produits, j’attends avec impatience la possibilité de faire affaire avec vous à l’avenir.
Sincèrement,
[VOTRE NOM, ex. Jill Jones]
