[DATE, ex. Mercredi 11 juin 1998]
[NOM, SOCIÉTÉ ET ADRESSE, ex.
John Smith
XYZ Inc.
1234 First Street
Suite 567
Anycity, Anystate 85245]
Cher [NAME, ex. John Smith],
Je veux que vous sachiez que votre satisfaction est extrêmement importante pour moi. C’est pour cette raison que j’ai été désolé d’apprendre que vous souhaitiez retourner votre [STATE PRODUCT, ex. Compresseur Magnaflux]. Comme nous vous l’avons mentionné, nous ne pouvons pas accepter ce retour [RAISON DE L’ÉTAT, ex. parce que le compresseur a été utilisé.] Cependant, je souhaite vraiment remédier à la situation au mieux de mes capacités. Y a-t-il autre chose que je puisse faire pour vous, peut-être [DONNER UNE SUGGESTION, ex. envoyer un ingénieur dans vos locaux pour déterminer si l’unité fonctionne correctement]? Veuillez m’appeler au XXX-XXXX si je peux vous servir de quelque manière que ce soit.
Sincèrement
[VOTRE NOM, ex. Jill Jones]
